Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

+7 (499) 703-16-92 (Москва)

+7 (812) 309-85-28 (Санкт-Петербург)

8 (800) 333-88-93 (Регионы)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Предоставление займа своему сотруднику является одним из способов удержания квалифицированных кадров на местах.

Сотрудник, который должен определённую сумму своему работодателю, будет продолжать работать на него до тех пор, пока не будет погашен долг.

Основные моменты

Работодатель, чаще всего, выдаёт своему сотруднику именно беспроцентный займ. Это называется ссуда, то есть основа такой сделки — безвозмездность. О взимании процентов за пользование средствами речи не идёт.

Тем не менее, есть долг, и его нужно отдавать. Выдавались средства на определённый промежуток времени. Для удобства сторон, оплата долга происходит в день выплаты заработной платы. То есть, практически «автоматически» происходит погашение займа.

Работодатель даёт указание бухгалтерской службе в определённый день (как правило, именно день выплаты заработной платы или аванса), списывать с этого сотрудника определённую сумму. Какую именно — указано в соглашении между сторонами.

К такого рода ссудам можно отнести:

 Ссуды военнослужащим на покупку жилья 
 Помощь из кассы взаимопомощи
 Иные ссуды которые можно получить именно у работодателя

Есть определенные отличия займа от ссуды. Они представлены в таблице:

 Предмет договора при займе — сумма денежных средств, а при ссуде — вещь или имущество, которое обладает определёнными родовыми признаками 
 Платность займ — чаще всего, платный, то есть взимаются проценты, ссуда -платная, проценты устанавливаются за определённый период пользования средствами — месяц, квартал, год 
 Срок выдачи при займе -чаще всего, не устанавливается. Займ выплачивается небольшими суммами, пока работник трудится у этого работодателя. При ссуде -регламентирован. Выдаётся на срок от 1 года до 5 лет

Ссуды у работодателя, как правило, выдаются без конкретного срока погашения. Но, стороны могут договориться о том, какая именно сумма будет выплачиваться каждый месяц или квартал.

Чаще всего, она невелика, чтобы не нанести работнику сильного финансового ущерба. Поэтому выплачиваться ссуда может несколько лет.

Действующее законодательство

Займы сотрудникам предоставляются на основании общедействующих правил выдачи займов. То есть, стоит ориентироваться на параграф 1 главы 42 ГК РФ.

Но, так как, чаще всего, сотрудникам выдают именно ссуды, то опираться также нужно на главу 36 ГК РФ.

Условия предоставления

Сотрудник получает вещь в безвозмездное пользование при следующих условиях:

 Эта вещь не будет лежать у него без дела, он будет ею активно пользоваться он должен будет вернуть эту вещь в том же состоянии через указанный в договоре срок, но с учётом естественного износа за время пользования ею 
 Если выдаётся именно ссуда то никаких процентов за это работодатель требовать не должен 
 И сам работник, и организация, которая выдаёт ему займ или ссуду, должны отвечать определённым условиям также обязательно нужно составить соответствующий договор, в котором описать все нюансы предстоящей сделки 
 Если займ выдавался для достижения определённых целей то средства или вещь должны использоваться только для достижения этих целей

Видео: компания выдает займы сотрудникам — нюансы налогообложения

Как оформить займ сотруднику организации

Получение сотрудником от своего работодателя, займа (процентного или беспроцентного) носит заявительный и добровольный характер. То есть, работник сам должен изъявить свою волю и обратиться с просьбой к руководству компании.

Просьба должна быть выражена в письменном виде, то есть, работник пишет соответствующее заявление на имя своего работодателя.

Унифицированной законом формы такого заявления не установлено, поэтому оно пишется в свободной форме. Если у работодателя есть фирменный бланк, то заявление пишется на нём. Если такого нет, то на обычном листе формата А4.

Заявление должно содержать в себе информацию:

 О самом работодателе и о сотруднике — его ФИО, должность. Если предприятие крупное, то и структурное подразделение
 Просьба выдать ему займ или ссуду сумма, которую он желает получить
 Желаемый срок возврата средств и желаемая ежемесячная сумма выплаты из зарплаты 
 Если есть определённая цель получения средств то нужно указать и её, а также подпись сотрудника с расшифровкой и дата составления документа

Заявление нужно отдать через секретаря руководителя, который зарегистрирует его в соответствии с нормами делопроизводства. Если секретаря нет, то лучше направить почтой с уведомлением.

Если сумма крупная (более ¼ от стоимости всего имущества работодателя) или учредителей несколько, то собирается собрание, на котором это заявление рассматривается.

Если руководитель уполномочен принимать решения по таким заявлениям самостоятельно, то он может это сделать единолично.

Никаких документов к заявлению на выдачу процентного займа сотруднику организации прикладывать не нужно. Если возникнет необходимость, все документы будут подняты из личного дела в кадровой службе.

Если будет принято положительное решение, то сотрудник будет приглашён к руководителю, где будет обсуждаться условия заимствования. Когда стороны достигнут соглашения, будет заключён соответствующий договор.

С процентами

Работодатель имеет право требовать со своего работника проценты за пользование заёмными средствами. Но, тогда предметом сделки должны быть деньги. Если в долг выдаётся какая-либо вещь или имущество, то это будет не займ, а ссуда, то есть без процентов.

Размер платы за пользование средствам должен быть установлен на уровне ключевой ставки ЦБ Рф. Если проценты намного ниже, то могут возникнуть вопросы относительно материальной выгоды. Возникает она только у физлиц, и с неё нужно уплачивать подоходный налог.

Также возникнут вопросы, если процент по займу будет слишком велик, по сравнению с ключевой ставкой ЦБ РФ.

Размер процентов прописывается в договоре. Если они не указаны, тогда заёмщик имеет право требовать оплату за пользование в размере ключевой ставки ЦБ РФ на день погашения долга. Так как в договоре нет прямого указания на то, что он является беспроцентным, то он таковым и не является.

Безвозмездного типа

Чтобы займ считался безвозмездным, в договоре необходимо так и написать — «без процентов». Только в этом случае, работник должен будет вернуть ровно столько, сколько взял у работодателя в долг.

Но, если предметом сделки является некая вещь или имущество, обладающее ярко выраженными родовыми признаками, то сделка априори будет считаться безвозмездной.

Работник должен будет вернуть эту вещь в том же состоянии, в котором он её и брал, за минусом естественного износа.

Пошаговый алгоритм действий

Чтобы работник мог получить займ от своего работодателя, необходимо соблюсти последовательность действий:

 Работник должен принять самостоятельное решение о получение средств взаймы у своего работодателя затем обратиться с просьбой к работодателю. Если он не откажет, нужно изложить свою просьбу в письменном виде 
 Работодатель самостоятельно и в совокупности с другими учредителями должен заявление рассмотреть и принять по нему решение
 После этого потенциальный заёмщик приглашается для обсуждения нюансов будущей сделки желательно, чтобы на обсуждении присутствовал профессиональный юрист 
  Когда будут достигнуты договорённости по всем нюансам, нужно будет заключить договор затем работодатель должен передать своему сотруднику необходимую сумму или вещь в долг
 После фактической передачи предмета сделки, договор вступает в юридическую силу если он процентный, то именно со следующего дня будут начислять проценты 
 Если договором предусмотрено то работник будет отдавать долг по частям в дни выплаты заработной платы

Предоставление необходимых документов

Работник, оформляя займ у своего работодателя, не должен предоставлять ему никаких документов, за исключением заявления. Все необходимые сведения есть в отделе кадров или в бухгалтерии.

Если займодателю потребуются сведения о доходах заёмщика или его паспортные данные, он может запросить эти сведения в соответствующих службах.

Механизм заключения договора

Договор заключается только после обсуждения сторонами всех тонкостей и нюансов сделки. Все достигнутые договоренности должны быть изложены на бумаге.

Договор начинает своё действие от того момента, когда заёмщик получит предмет соглашения на руки. Этот факт подтверждается распиской. Такое условие действует вне зависимости от того, что является предметом — вещь или деньги.

Договор подписывается обеими сторонами сделки — работником и руководителем, или иным лицом, которое имеет соответствующие полномочия. Так как работодатель является юридическим лицом, то он должен поставить и свою печать.

Если же он предприниматель, то он не обязан иметь печать, а соответственно и закреплять ею договор.

Момент погашения

Этим моментом считается полная выплата сотрудником долга своему работодателю. Но, в целях налогообложения, такие моменты могут отличаться.

Если работник погашает займ постепенно, то есть, выплачивает из заработной платы или иным способом, но частями, то моментом погашения считается дата фактического внесения средств. Если это день заработной платы, то датой погашения будет именно этот день.

Это важно учитывать в целях налогообложения заёмщика. Если он имеет материальную выгоду, а она возникает тогда, когда он получает беспроцентный займ или процент ниже 2/3 ключевой ставки ЦБ РФ.

Если же предметом займа является вещь, то ситуация с налогообложением заёмщика довольно сложная. Рассчитать сумму материальной выгоды, которую он получает за пользование данной вещью или имуществом, довольно сложно.

С другой стороны, если займ выдан с процентами, то займодатель, то есть, работодатель, получает доход в виде этих процентов. Они включаются в список внереализационнных доходов, и с них уплачивается налог на прибыль.

Дата учёта этих доходов зависит от того, какой метод учёта использует работодатель – кассовый или линейный.

Работник может вносить долг, как в кассу предприятия, так и на расчётный счёт. Но, в кассу можно внести единовременно не более 100 000 рублей по одному договору займа. Эти средства работодатель не имеет права использовать на заработную плату своих сотрудников. Они должны быть сданы в банк. 

При внесении средств на расчётный счёт работодателя, таких ограничений не существует. Но, если единовременно будет внесено более 600 000 рублей, то такая сделка может заинтересовать компетентные органы.

Чтобы избежать вопросов, нужно, перед внесением средств, указывать реквизиты договора займа, по которому происходит погашение.

Подводные камни сделки

Как и любая другая сделка, заимствование сотрудников имеет свои нюансы, которые обязательно нужно учитывать. Это:

 Договор обязательно заключается в письменной форме чем подробнее в нём описан предмет сделки, а также другие моменты, тем проще отстоять свои интересы в суде 
 Если компания выдаёт своему работнику займ без процентов, то это нужно прямо указывать в тексте договора в противном случае, ставкой по договору можно считать ключевую ставку ЦБ РФ 
 Предметом может быть вещь, имущество или оборудование, которое принадлежит на праве собственности работодателю но, у предмета соглашения должны быть определённые родовые признаки, которые должны быть представлены в тексте соглашения. По этим признакам, предмет договора должен легко идентифицироваться 
  Если без процентов, то сумму материальной выгоды а также сумму налога к уплате с неё будет рассчитывать работодатель, так как он является налоговым агентом по части уплаты этого налога
 Если выдаётся на покупку жилья то заёмщик имеет право применить налоговый вычет, согласно ст. 220 НК РФ 
 Если в договоре указаны цели заимствования то работодатель имеет право контролировать, используются ли средства для достижения этой цели или нет. Если это не так, то он может расторгнуть договор займа в одностороннем порядке
 Если во временное пользование передаётся недвижимость то сделку необходимо регистрировать в Росреестре
 Закон не обязывает стороны нотариально заверять документ но, они могут сделать по своему усмотрению

Все эти нюансы необходимо учитывать. В противном случае, сделка может быть признана судом недействительной!

Возможно ли прощение долга

Работодатель имеет право простить своему сотруднику всю сумму займа или её часть. Но:

  1. Такое действие должно быть оформлено письменно.
  2. Стоит учитывать налоговые последствия, которые могут возникнуть у сотрудника.

Соглашение составляется при полном согласии обеих сторон сделки. Устной формы соглашения не предусмотрено законодательством.

Но, если такое предложение появилось у должника, то он должен обратиться с письменным заявлением к своему работодателю.

Если такое желание изъявил сам работодатель, то он также должен уведомить об этом работника. Сделать это можно следующим образом — направить работнику письменное уведомление или долговую расписку, написанную заёмщиком при получение средств в долг.

На основании этих действий стороны могут начать переговоры относительно прощения всего долга или его части.

Унифицированной формы соглашения о прощения долга нет, но оно должно содержать в себе стандартную информацию:

 Об обеих сторонах и реквизиты первичного договора займа 
 Факт соглашения по поводу списания долга сумма, которая подлежит списанию
 Дата прощения долга и дополнительные условия, если они существуют, относительно списания
 Права и обязанности каждой стороны относительно этой сделки и иные условия, имеющие отношение к этому соглашению

Заверять соглашение у нотариуса не нужно, но некоторые предпочитают это сделать.
Когда соглашение будет подписано, у заёмщика возникнет дополнительный доход в размере списанной ему суммы долга. На эту сумму должен быть начислен налог в размере 13%.

Рассчитать его и уплатить уже должен сам работник. Кроме того, он должен подать декларацию о возникшем доходе. Сделать это он должен до 30 апреля следующего года после возникновения дохода, а оплатить его — до 15 июля.

Налоговые последствия для сторон

Такие последствия у сторон возникают:

 Если займ беспроцентный или проценты слишком низкие то у заёмщика 
 Если с процентами то у работодателя 

Если работодатель выдал своему сотруднику займ без процентов или проценты по нему не превышают 2/3 от ключевой ставки ЦБ РФ, то у работника возникает материальная выгода, с которой нужно платить подоходный налог.

Налог должен уплачиваться в момент погашения долга. Если это происходит единовременным платежом по истечении срока договора, то в этот момент и нужно рассчитывать сумму выгоды и процент к уплате.

Если же заёмщик погашает долг частями, то в момент внесения каждой части и нужно производить соответствующие расчёты. Делать это должен работодатель, так как он является налоговым агентом по уплате НДФЛ своих сотрудников.

Если займ без процентов, то у самого работодателя никаких налоговых обязательств не возникает. Он получит ровно столько, сколько отдал в долг. Но, если есть проценты, то у работодателя возникает дополнительный доход, который также подлежит налогообложению.

Уплаченные ему работником проценты по договору входят в перечень внереализационных доходов, которые подлежат учёту в целях налогообложения.

Работодатель имеет право не только предоставить своему сотруднику беспроцентный займ, но и оформить, впоследствии, дарение на предмет договора. Но, это возможно лишь в том случае, если объектом сделки являлась вещь или имущество.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
  3. Москва и Область - +7 (499) 703-16-92
  4. Санкт-Петербург и область - +7 (812) 309-85-28
  5. Регионы - 8 (800) 333-88-93